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法务工作:管理与服务,刚柔并济

  《易经》云:“刚柔相推,崇德广业。”如今,刚柔并济已成为现代企业管理的重要原则。刚性管理强调制度建设,是由人治转化为法治;而柔性管理是通过人文关怀弥补单靠硬性约束带来的不足和偏颇,使制度实行真正深入人心。法务工作作为管理工作的一个特殊分支,既具有管理强制性,又带有服务的特性。具体而言就是“刚”作基础,使法务制度运行有序、有章可循;“柔”为升华,使其更加服民心、顺民情、接地气。

  “刚”:法务工作的管理属性

  “刚”是理性和合理化的体现。刚性管理即制度化管理。法务人员要将法律风险管理纳入企业的日常经营管理,避免形式化和边缘化,就必须建立起一套系统、科学、全面的法务管理制度和流程。

  以青岛分企业法务工作为例,因企业部门多,分工细,层级多,合同管理、诉讼管理等工作目前已建立起一套较为完善的审批、上报机制。如合同审批建立会签制度,负责人及分管副总须层层审核;合同范本不断修订完善,并全面纳入使用;主办人须与外聘律师意见进行有效沟通,最大限度达成一致;合同存档与财务支付进行绑定实行;合同按时限要求定期进行督查追回;重大合同及诉讼案件及时上报等。正是通过这些制度的逐步完善和落实,“法务”岗位的轮廓在员工心中渐渐清晰,同时员工的行为规范及法律意识也在逐步建立和培养。现在,每个业务部门签约会第一时间想到提交法务审核,开展新业务也会及时征求法律意见,突发事件亦会寻求法务援助。可以说,正是刚性管理让全体员工逐渐具有自主防范风险的意识和责任。倘若没有法务制度流程的强力推进及全体员工的配合实行,法务工作必将无法落到实处,管理功能也就无从说起。

  “柔”:法务工作的服务属性

  在坚持刚性原则的同时,法务工作更需要由“强制”进化为“服务”的柔性原则。“柔”使魅力得到升华,这要求法务人员既要从管理者的视角出发全面考虑并强力推行管理流程,也要从服务者的角度来审视和领会自己的角色是否能为企业业务提供援助与方便,并顾及到业务部门内心深处的“痛点”。

  由于职能差别,法律防范和业务发展具有某种先天的对立与冲突,一线业务部门要求的是效率,比如如何尽快收款,为企业资金回笼争取时间。如果合同条款规定得过于严谨,必然造成业务发展减慢,所以业务人员希翼合同越简单越好。再如办公用品及日常耗材采购类合同,从法律的角度约定一部分质保金会对买方更有利,但质保金需由双方协商约定,对于长期合作的卖方,价格的协商及双方交易习惯通常已经约定养成,实际操作起来反而并不“合情”。当遇到如此种种“效率”与“风险”相矛盾时,法务人员不能简单地将合同退回,应从柔性原则出发,表现出服务人员应有的热忱,耐心倾听、了解情况,再视轻重缓急决定是坚持原则,还是作灵活处理,全力做好协调工作。

  此外法务人员提供的“柔”性服务还应表现在努力发挥协作、奉献精神,甘当幕后英雄。一方面协助律师尽职尽责做好专业法律审查工作,另一方面提高自身办事效率,及时做好分发流转工作,建立起法律咨询快速响应机制,在员工心中树立起“高效办事、迅速反馈”的形象。同时还要尽力克服法务工作造成的经验主义及有色眼镜,从企业大局出发,敬重他人劳动,设身处地体谅他人工作,最大限度地争取彼此的理解,柔化彼此关系。

  总之,法务工作的“刚”体现在坚持与不妥协,而“柔”则表现为能接纳,善包容。法务工作的管理与服务属性融合起来最鲜明的特征是协调,这也是法务工编辑最基本的工作方法。只有通过多方面的协调,法务人员才能在权衡法律风险和业务需求后找到一个平衡点,以便帮助业务部门做出更切实际的决定。

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